Ostatnia aktualizacja: 2026-09-11
1. Polityka wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z publicznym serwisem informacyjno-marketingowym DEKS w domenie deks.pl, w tym jego środowiskami demonstracyjnymi lub testowymi udostępnionymi przez Administratora ("Serwis"), oraz aplikacją CRM dostępną pod adresem app.deks.pl ("Usługa"). Uzupełniają ją Regulamin Serwisu, Ogólne Warunki Umowy oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych ("DPA"). 2. Administratorem danych jest Jakub Piecuch, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą RedCode Jakub Piecuch, ul. Mahoniowa 10, 43-310 Bielsko-Biała, NIP: 9372756940, REGON: 527093491 ("Administrator", "DEKS"). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@deks.pl, tel. +48 728 199 442. 3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wnioski i pytania dotyczące prywatności należy kierować na adres kontakt@deks.pl. 4. Polityka realizuje obowiązki informacyjne wynikające w szczególności z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 ("RODO"). Nie ma zastosowania do serwisów osób trzecich, do których prowadzą odnośniki; podmioty te stosują własne zasady prywatności.
1. DEKS jest administratorem danych osób odwiedzających Serwis, przesyłających zapytania, kontaktujących się z DEKS, zawierających umowy oraz korzystających z kont Użytkowników w Usłudze w zakresie opisanym w Polityce. 2. W zakresie danych leadów, kontrahentów, dokumentów i innych danych wprowadzanych do Organizacji przez Klienta lub jego Użytkowników ("Dane Klienta") administratorem jest Klient, a DEKS działa jako podmiot przetwarzający na jego polecenie, zgodnie z DPA. DEKS nie określa celów wykorzystania Danych Klienta. 3. Osoba, której dane zostały wprowadzone do Usługi jako Dane Klienta, powinna w pierwszej kolejności skontaktować się z Klientem, który pozyskał jej dane. DEKS wspiera Klienta w realizacji praw tej osoby w zakresie wymaganym przez RODO i DPA. 4. Na potrzeby Polityki "Klient" oznacza przedsiębiorcę, który zawarł umowę dotyczącą Usługi, "Organizacja" - jego wyodrębnione środowisko w Usłudze, a "Użytkownik" - osobę fizyczną korzystającą z Serwisu lub Usługi.
1. Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika, od Klienta lub administratora Organizacji zapraszającego Użytkownika, od osoby lub podmiotu reprezentowanego przez Użytkownika, a także automatycznie podczas korzystania z Serwisu lub Usługi. 2. W Formularzu Serwisu przetwarzane są imię i nazwisko oraz numer telefonu, a dobrowolnie również nazwa firmy i branża. W korespondencji, rozmowie telefonicznej, zgłoszeniu lub reklamacji mogą być przetwarzane dane kontaktowe, treść wiadomości, informacje o reprezentowanym podmiocie i dane potrzebne do obsługi sprawy. 3. W związku z kontem Użytkownika przetwarzane mogą być: adres e-mail, imię i nazwisko albo nazwa wyświetlana, Organizacja i rola, identyfikatory konta, status i data weryfikacji, data akceptacji dokumentów, informacje o sesji oraz zdarzenia związane z logowaniem i bezpieczeństwem. 4. Dane techniczne obejmują w szczególności adres IP, datę i czas żądania, identyfikatory urządzenia lub sesji, rodzaj przeglądarki i systemu, adres żądanego zasobu, informacje diagnostyczne i logi zdarzeń. Zakres zależy od używanej funkcji i konfiguracji dostawców infrastruktury. 5. W relacjach umownych i rozliczeniowych mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta, jego przedstawicieli i osób kontaktowych, dane firmy, NIP, adres, dane zamówienia, płatności i dokumentów księgowych. 6. DEKS nie żąda przekazywania w Formularzu ani zwykłej korespondencji szczególnych kategorii danych. Użytkownik nie powinien ich przesyłać, chyba że jest to konieczne, zgodne z prawem i uprzednio uzgodnione z DEKS.
1. Obsługa Formularza, zapytań i rozmów dotyczących oferty odbywa się w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli Użytkownik działa jako przedstawiciel lub osoba kontaktowa innego podmiotu, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a uzasadnionym interesem DEKS jest prowadzenie komunikacji biznesowej. 2. Założenie i obsługa konta, udostępnianie Usługi oraz komunikacja dotycząca jej działania opierają się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osoby będącej stroną umowy oraz na art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec Użytkowników działających z upoważnienia Klienta. Uzasadnionym interesem jest wykonanie umowy z Klientem i umożliwienie pracy jego zespołu. 3. Weryfikacja tożsamości, uwierzytelnianie, prowadzenie logów, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów oraz zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i Usługi odbywają się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona systemów, danych, Użytkowników i ciągłości działania. 4. Zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia oraz prowadzenie dokumentacji opierają się, zależnie od sytuacji na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami podatkowymi i rachunkowymi oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie kontaktu z przedstawicielami i osobami wyznaczonymi przez Klienta. 5. Obsługa reklamacji, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń, przeciwdziałanie nadużyciom oraz wykazywanie zgodności działania DEKS z prawem odbywają się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona praw DEKS i zachowanie dowodów. 6. Kontakt marketingowy drogą elektroniczną lub telefoniczną, wykraczający poza odpowiedź na żądane zapytanie, jest prowadzony wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Złożenie zapytania nie oznacza zapisu do stałej komunikacji marketingowej. 7. DEKS nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Dane nie są obecnie wykorzystywane do profilowania marketingowego w Serwisie ani Usłudze.
1. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane w Formularzu są niezbędne do przyjęcia zapytania i kontaktu zwrotnego. Brak imienia i nazwiska albo numeru telefonu uniemożliwi wysłanie Formularza. Nazwa firmy i branża są opcjonalne. 2. Podanie adresu e-mail, jego weryfikacja i akceptacja wymaganych dokumentów są niezbędne do utworzenia konta. Dane umowne i rozliczeniowe są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy oraz spełnienia obowiązków prawnych. 3. Wyrażenie zgody marketingowej jest dobrowolne i nie warunkuje zawarcia umowy ani korzystania z podstawowych funkcji Usługi. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
1. Dostęp do danych mogą otrzymać upoważnieni współpracownicy DEKS oraz podmioty świadczące usługi niezbędne do prowadzenia Serwisu, Usługi i działalności, w szczególności dostawcy hostingu, baz danych, przechowywania plików, uwierzytelniania, poczty, formularzy, monitoringu technicznego, płatności, księgowości, obsługi prawnej i bezpieczeństwa. 2. Serwis korzysta w szczególności z infrastruktury Cloudflare, usługi FormSubmit przekazującej treść Formularza na skrzynkę e-mail DEKS oraz Google Fonts, z którego przeglądarka pobiera krój pisma. Dostawcy mogą otrzymywać dane techniczne połączenia, a FormSubmit dodatkowo dane wpisane do Formularza. 3. Przy świadczeniu Usługi wykorzystywane są w szczególności usługi Cloudflare (ochrona infrastruktury oraz przechowywanie i udostępnianie plików) oraz innych dostawców wymienionych w DPA. 4. Dostawcy działają jako podmioty przetwarzające albo w zakresie określonym własnymi regulaminami i prawem jako odrębni administratorzy. Aktualna lista podmiotów podprzetwarzających Dane Klienta znajduje się w DPA. 5. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek lub uprawnienie do ich przekazania wynika z prawa. DEKS nie sprzedaje danych osobowych.
1. Część dostawców ma siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W konsekwencji dane mogą być przetwarzane poza EOG. 2. Transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym EU/U.S. Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca jest nim objęty, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. W razie potrzeby stosowane są dodatkowe zabezpieczenia. 3. Informację o zastosowanej podstawie transferu i możliwość uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać pod adresem kontakt@deks.pl. Kopia może zostać ograniczona w zakresie chroniącym tajemnicę przedsiębiorstwa i bezpieczeństwo systemów.
1. Dane z Formularza i korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu, chyba że rozmowy doprowadzą do zawarcia umowy albo dłuższy okres jest potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 2. Dane konta, przedstawicieli i osób kontaktowych są przetwarzane przez czas obowiązywania umowy lub posiadania dostępu do Organizacji, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Dane mogą zostać wcześniej ograniczone lub usunięte, jeżeli nie są już potrzebne. 3. Dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca właściwego roku kalendarzowego. 4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do jej wycofania albo do ustania celu. DEKS może następnie zachować ograniczony zakres danych jako dowód udzielenia lub wycofania zgody oraz w celu respektowania sprzeciwu - do upływu terminu przedawnienia roszczeń. 5. Logi i dane bezpieczeństwa są przechowywane przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozy zdarzeń i wykazania prawidłowości działania systemu. Jeżeli zapis dotyczy incydentu lub roszczenia, może być przechowywany do zakończenia sprawy i upływu terminu przedawnienia. 6. Dane Klienta są przechowywane zgodnie z jego poleceniami i DPA. Dane Organizacji, która nie przeszła z okresu próbnego na plan płatny, mogą zostać usunięte po 30 dniach od jego zakończenia. Po zakończeniu umowy Klient, który opłacił co najmniej jeden okres rozliczeniowy, może zażądać eksportu w terminie 90 dni; po tym terminie dane mogą zostać trwale usunięte zgodnie z OWU i DPA.
1. Na warunkach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 2. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją w każdej chwili wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. 3. Wnioski można składać na kontakt@deks.pl. DEKS odpowiada bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. W razie uzasadnionych wątpliwości może zażądać danych koniecznych do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy. 4. Realizacja praw podlega ograniczeniom wynikającym z RODO, w szczególności gdy dane są potrzebne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 5. Osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
1. Serwis nie stosuje obecnie cookies analitycznych ani marketingowych. W localStorage zapisuje wyłącznie wybór jasnego albo ciemnego motywu pod nazwą "deks-theme". Zapis służy funkcji żądanej przez Użytkownika i co do zasady nie identyfikuje osoby. 2. Usługa wykorzystuje cookies i pamięć lokalną niezbędne do uwierzytelniania, sesji, bezpieczeństwa i ustawień interfejsu. Służą one wykonaniu usługi żądanej przez Użytkownika zgodnie z art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. 3. Serwis pobiera krój pisma z Google Fonts. Przeglądarka przekazuje przy tym Google dane techniczne, w tym adres IP. DEKS opiera to przetwarzanie na art. 6 ust. 1 lit. f RODO interesie w zapewnieniu spójnej i czytelnej prezentacji Serwisu. 4. Technologie analityczne lub marketingowe wymagające zgody będą domyślnie wyłączone i uruchamiane dopiero po jej udzieleniu, zgodnie z art. 399 ust. 1 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Polityka zostanie wówczas zaktualizowana. 5. Cookies i dane localStorage można usunąć lub zablokować w przeglądarce. Wyłączenie technologii niezbędnych może uniemożliwić logowanie, utrzymanie sesji albo zapamiętanie preferencji.
1. DEKS stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, separację Organizacji, kontrolę dostępu opartą na rolach, kontrolowany dostęp do plików, kopie zapasowe, monitoring techniczny i ograniczenie dostępu produkcyjnego do osób upoważnionych. 2. Środki są dostosowywane do rozwoju Usługi i zagrożeń, lecz nie eliminują całkowicie ryzyka związanego z Internetem. Użytkownik powinien chronić dane logowania i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa.
1. Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, funkcji, zakresu danych, dostawców lub zabezpieczeń. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są publikowane w Serwisie lub Usłudze. 2. O istotnych zmianach Użytkownicy kont zostaną poinformowani w Usłudze lub e-mailem, jeżeli będzie to możliwe i uzasadnione. Gdy zmiana wymaga zgody, DEKS uzyska ją przed rozpoczęciem danego przetwarzania.